¿Cómo funciona Sharepoint en la gestión documental?
La era digital ha abierto las puertas a innovadoras fórmulas con las que lograr una gestión eficiente de la información de las empresas, convirtiéndose así en un pilar fundamental para el éxito del negocio. En este contexto, Sharepoint se ha posicionado como una herramienta clave para la gestión documental, gracias a su capacidad para centralizar, organizar y compartir documentos de forma segura y eficiente. En este artículo te contamos cómo funciona Sharepoint mediante un análisis en profundidad donde descubrirás sus beneficios y funcionalidades principales, así cómo la propuesta para implementarlo en tu propia empresa.
¿En qué consiste Sharepoint?
Es la herramienta que facilita el trabajo colaborativo, gestionando diferentes procesos mediante un método personalizado según las necesidades, el sector y el tamaño de la empresa, de tal forma que pueda aprovecharlo al máximo.
Para entender cómo funciona Sharepoint, la clave es saber que se ubica en la nube, integrada entre las soluciones que ofrece Microsoft 365. Por lo tanto, los miembros de la empresa estarán conectados entre sí sin importar la ubicación y el dispositivo, además de actualizarse la información en tiempo real.
Ventajas para conocer cómo funciona Sharepoint en la gestión de documentos
- Almacenamiento centralizado. SharePoint actúa como un repositorio central donde se pueden almacenar todo tipo de archivos, desde documentos de texto e imágenes hasta vídeos y presentaciones. Esta centralización facilita el acceso y la gestión de la información desde un único lugar.
- Organización flexible. SharePoint permite organizar los documentos utilizando una estructura jerárquica y personalizada, que se adapta a las necesidades específicas de cada organización.
- Escalabilidad y personalización. Según vaya creciendo la empresa y surjan nuevas necesidades, las funcionalidades de Sharepoint se adaptan a las circunstancias.
- Seguridad y permisos. Una de las claves de cómo funciona SharePoint en la gestión documental es que proporciona un control de permisos, estableciendo quién puede acceder, editar, eliminar o compartir cada documento. Esto garantiza la seguridad y confidencialidad de la información, a lo que debemos sumar las copias de seguridad periódicas.
- Automatización de procesos. La herramienta permite automatizar tareas y procesos relacionados con la gestión documental, como la revisión y aprobación de documentos, la asignación de tareas y la gestión de flujos de trabajo complejos.
- Integración con Microsoft 365. SharePoint se integra a la perfección con aplicaciones Microsoft, como Word, Excel y PowerPoint. Esto permite editar documentos directamente desde la plataforma, sin necesidad de descargarlos, facilitando la colaboración en tiempo real.
- Colaboración en tiempo real, permitiendo trabajar en documentos de forma simultánea, compartir archivos y realizar comentarios.
- Búsqueda avanzada. La plataforma ofrece potentes opciones de búsqueda que permiten encontrar documentos de forma rápida y precisa, incluso por contenido dentro de los mismos.
- Accesibilidad. Al ser un servicio en la nube, se puede acceder a los documentos desde cualquier dispositivo, en cualquier momento y lugar, facilitando el trabajo remoto y la flexibilidad.
- Ahorro de tiempo y costes que deberían dedicarse a la instalación de infraestructuras físicas.
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